Kreis Höxter stößt Initiative zum Bürokratieabbau an – Künftig sollen bei vielen Verwaltungsvorgängen E-Mail und digitale Übermittlung ausreichen
Alexander Bieseke
Kreis Höxter / Ostwestfalen-Lippe. Weniger Papier, weniger Postwege und weniger bürokratische Hürden: Die Verwaltungen in Ostwestfalen-Lippe wollen ihre Abläufe grundlegend modernisieren. Auf Vorschlag des Kreises Höxter haben die Landräte und die kreisfreie Stadt Bielefeld beschlossen, künftig auf Schriftformerfordernisse zu verzichten, sofern diese nicht ausdrücklich gesetzlich vorgeschrieben sind.
Was bislang häufig einen Ausdruck, eine handschriftliche Unterschrift und den anschließenden Postversand erforderte, könnte künftig mit wenigen digitalen Schritten erledigt werden. Für Bürger und Unternehmen eröffnet sich damit die Aussicht auf einfachere Verwaltungsverfahren, kürzere Wege und weniger Aufwand.
Der entsprechende Vorschlag wurde auf der vergangenen Konferenz der Hauptverwaltungsbeamten in Ostwestfalen-Lippe einstimmig angenommen. Eingebracht hatte ihn Höxters Landrat Michael Stickeln, der zugleich Sprecher der Konferenz ist.
Vom Papierformular zum digitalen Verfahren
Bis heute gehören unterschriebene Anträge und postalisch versandte Dokumente in vielen Verwaltungsbereichen zum Alltag. Das sogenannte Schriftformerfordernis verlangt bei bestimmten Erklärungen und Verträgen eine schriftliche Form mit eigenhändiger Unterschrift.
Genau hier setzt die Initiative an. Wo keine gesetzliche Verpflichtung zur Schriftform besteht, sollen künftig einfachere Verfahren möglich werden. Eine E-Mail oder eine digitale Übermittlung könnte dann ausreichen.
„Wenn es kein Gesetz gibt, das etwa eine handschriftliche Unterschrift zwingend vorschreibt, möchten wir zukünftig darauf verzichten“, erklärt Landrat Michael Stickeln.
Das Ziel sei ein umfassender Bürokratieabbau, der das Leben der Menschen und die Arbeit von Unternehmen spürbar erleichtere.
Kreis Höxter prüft seine Verwaltungsabläufe
Um die Voraussetzungen dafür zu schaffen, hat der Kreis Höxter in enger Abstimmung mit den anderen Kommunen in OWL und mit Unterstützung des Digitalbüros OWL die rechtlichen Vorgaben untersucht.
Dabei wurden sämtliche Verwaltungsvorgänge erfasst, bei denen eine gesetzliche Verpflichtung zur Schriftform besteht. Die Übersicht soll den Verwaltungen helfen, diejenigen Verfahren zu identifizieren, bei denen Unterschriften künftig entfallen können.
„Wichtig ist, was eben nicht auf dieser Liste steht: Denn überall dort können Unterschriften in der Praxis wegfallen“, erläutert Manuel Pawlik, Leiter der Abteilung IT, Digitalisierung und Organisation des Kreises Höxter.
Die Verwaltungen können nun ihre eigenen Abläufe überprüfen und dort vereinfachen, wo die rechtlichen Voraussetzungen gegeben sind.
Weniger Aufwand für Bürger und Unternehmen
Für die Menschen in der Region könnte sich die Veränderung unmittelbar im Alltag bemerkbar machen. Anträge müssten nicht mehr zwingend ausgedruckt, unterschrieben und per Post verschickt werden. Auch unnötige Wege zu Behörden könnten entfallen.
Neben Zeit und Porto ließe sich dadurch auch Verwaltungsaufwand einsparen. Gleichzeitig könnten digitale Verfahren dazu beitragen, interne Abläufe zu beschleunigen.
Stickeln sieht in der gemeinsamen Entscheidung einen wichtigen Schritt hin zu einer moderneren Verwaltung. Bürokratie dürfe kein Hindernis für eine moderne Gesellschaft sein. Der Verzicht auf unnötige Unterschriften sei ein Signal für schlankere und digitalere Verwaltungsstrukturen.
Ein Beschluss, viele offene Umsetzungsschritte
Die Entscheidung ist allerdings noch kein flächendeckender Verzicht auf Unterschriften. Die Initiative schafft zunächst die Grundlage dafür, bestehende Verwaltungsverfahren zu überprüfen und unnötige Anforderungen abzubauen.
Wie schnell sich die Veränderungen in den einzelnen Kommunen bemerkbar machen, hängt von der konkreten Umsetzung ab. Auch künftig müssen gesetzlich vorgeschriebene Schriftformerfordernisse eingehalten werden.
Die Landräte wollen die Beschlüsse deshalb nun in ihren jeweiligen Bürgermeisterkonferenzen mit den Städten beraten. Darüber hinaus sollen bestehende Initiativen von Bund und Land einbezogen werden.
Die Verantwortlichen verstehen den Beschluss als ersten Baustein einer umfassenderen Strategie. Ziel ist es, die Zusammenarbeit zwischen den Verwaltungen zu verbessern und die Digitalisierung an allen Schnittstellen voranzutreiben.
Ob aus dem einstimmigen Beschluss tatsächlich ein spürbarer Bürokratieabbau wird, dürfte sich daran zeigen, wie konsequent die Kommunen ihre Verwaltungsverfahren überprüfen und die angekündigten Erleichterungen in die Praxis umsetzen.